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电子监管码管理规范

 
 

1 文档目的

为保证“中国产品质量电子监管网”(以下简称“监管网”)的高效运营,高度保障入网企业及“监管网”的共同利益,确保平台及监管码安全,合理使用监管码,避免资源浪费,中信国检运营服务中心特根据公司业务发展整体策略、对信息安全的考虑和业务需求,按照规定的原则、程序和标准制定本管理制度,以期帮助入网企业高度认识并合理使用、管理监管码,同时,在一定意义上实现运营中心对监管码管理工作的宏观监控。

2 适用范围

监管码的使用与管理包括监管码申请、生成、下载、传输、激活、注销等过程的安全管理,监管码的使用和管理由入网企业负责。中信国检信息技术有限公司运营服务中心管理、指导和监督入网企业的监管码生成及管理工作。

3 监管码管理控制流程

3.1 监管码的申请

入网企业需根据企业自身生产情况、特点及安排,有目的、有计划地进行监管码申请操作。入网企业在进行监管码申请前及过程中,需要作好以下工作:

1. 填报监管码需求量:入网企业在申请入网阶段填写“电子密钥申请单”时,应慎重填报本企业的监管码年需求总量(万)、赋码产品种类数(个) 、每种赋码产品分别的年监管码需求量(万),此部分内容将作为监管码审核重要参考数据。

2.添加产品信息:入网企业需在申请监管码前,确认已经获得“监管网”颁发的企业编码,并在“监管网”平台上成功添加了产品信息。

3.监管码赋码样式实物抽测制度:入网企业必须严格执行“监管网”颁布的《监管码印刷规范》,中信国检保留监管码赋码样式实物抽测的权利。

4.申请操作:入网企业使用企业专用电子密钥登陆www.95001111.com,通过”企业通道”进入系统平台,点击电子监管码管理--申请,网上填报“监管码申请单”,进行监管码申请工作。

5.监管码申请原则:

1)入网企业应根据本企业生产经营特点以及具体的排产计划进行每批次监管码申请数量的确定,避免监管码资源浪费及可能发生的泄漏;

2)入网企业申请的监管码通过“监管网”审核,并成功下载、赋码激活后,方可提出下一批次监管码的申请。特殊情况需要企业出示合理理由并出具签章证明。

3.2 监管码的审核

1. 中信国检运营服务中心负责审核入网企业提交的监管码申请。

2. 中信国检运营服务中心监管码审核标准为:

(1)入网企业年申请监管码总量不可超过企业在《电子密钥申请单》中填报的监管码年需求总量(特殊情况需专文呈报)。

(2)每种赋码产品的监管码年申码量不得超过企业在《电子密钥申请单》中填报的每种赋码产品分别的年监管码需求量(特殊情况需专文呈报)。

(3)企业如有新增入网产品,请在进行系统填加产品及相关信息的同时,以电子邮件的方式将该产品年监管码需求量发送至中信国检运营中心监管码管理员邮箱。监管码管理员负责对应增加企业的监管码年需求总量,并作为监管码审核参考依据。

(4)入网企业应根据本企业生产经营特点以及具体的排产计划进行每批次监管码申请数量的确定,避免监管码资源浪费。原则上,入网企业需逐月申请本月的监管码用量。(选择包材赋码方式的企业除外)

(5)入网企业完成产品赋码、并成功激活后,方可为该产品申请新批次的监管码。如有待激活的监管码,则企业提交的对应产品的监管码新需求将不予审核通过(特殊情况需要企业出示合理理由并出具签章证明)。

3. 监管码审核处理周期为一个工作日。

4. 中信国检运营服务中心负责将审核结果通过系统平台传达至企业,并出示详细的审核未通过批复意见与建议,以督促、帮助企业重新提交申请,保证赋码工作正常开展。

3.3 监管码的生成

1. 入网企业提交的监管码申请审核通过后,系统将为企业生成对应批次的监管码。

2. 监管码数据及相关操作均可通过系统日志记录下来,入网企业的电子密钥管理员需要对日志的数据信息定期备份。

3. 审核通过并已经生成的监管码如有遗失、泄密的情况发生,企业相关责任人应当及时向中信国检信息技术有限公司运营服务中心提交书面材料通报详细情况,运营服务中心将代企业进行遗失、泄密的监管码的注销工作,以防止遗失的监管码被恶意使用,造成安全隐患。

3.4 监管码的传输

1. 入网企业负责保证监管码在传输过程中的安全。

2. 电子监管码可采用电子邮件的方式发送给企业授权印厂印刷,授权印厂必须指定专用邮箱且指定专人负责监管码的接收,同时做好收讫确认工作。

3. 使用电子邮件传输监管码必须以压缩加密的方式发送。密码与监管码文件采取分离的方式递送。邮件发送完毕立即彻底清除。

4. 为杜绝监管码传递过程与监管码印刷过程中的遗失与泄露,企业在选择被委托的外部机构(快递公司与授权印厂等)时需对其资质进行严格审核。入网企业在与快递公司或授权印厂合作前,需要同时签署合同及符合法律规范的保密协议,以约束合作双方的行为,明确合作目标、范围、计划安排、程序和要求,以及双方在具体工作中的权利和义务等。特别是针对监管码遗失与泄露的责任问题,应在相关合同、协议条款中明确约定。

5. 监管码在传输过程中如有遗失、泄密的情况发生,企业相关责任人应当及时向中信国检信息技术有限公司运营服务中心提交书面材料通报详细情况,中信国检运营服务中心将代企业进行遗失、泄密的监管码的注销工作,以防止其被恶意使用,造成安全隐患。

6. 监管码遗失、泄密处理及汇报程序如下:

(1)入网企业的监管码(含赋码标贴、包材)在传输过程中如有遗失、泄密的情况发生,企业相关责任人应当及时向中信国检信息技术有限公司运营服务中心提交书面材料通报详细情况。

(2)中信国检运营服务中心负责核查该监管码码段的状态,并代企业进行遗失、泄密的监管码的注销工作,以防止其被恶意使用,造成安全隐患。

(3)中信国检运营服务中心将备案记录相关信息。

(4)中信国检运营服务中心负责将问题码段处理结果及时反馈入网企业,如企业提出书面需求,则有义务配合企业提供相关系统记录,尽可能协助企业核查事故原因。

(5)中信国检运营服务中心负责整理书面材料,并做好入网企业监管码遗失、泄密

3.5 监管码的激活

1. 入网企业产品赋码过程完毕进行出库时,需进行该批次产品对应的监管码激活操作。

2. 入网企业电子密钥管理员使用电子密钥登陆系统进行激活操作。监管码激活操作无需中信国检运营中心监管码管理员审核。

3. 入网企业激活操作完成后,系统平台将自动发送“激活成功”的信息至入网企业“激活信息确认指定邮箱”。

4. 入网企业需要指定专人定期查看“激活信息确认指定邮箱”,认真执行监管码激活操作的复核工作,以确保操作无误。

5. 如入网企业激活复核人发现激活异常情况,应立即通报本企业负责人,同时正式书面告知中信国检信息技术有限公司。中信国检运营服务中心将负责核查该监管码码段的状态,并代企业进行非正常激活部分的监管码的注销工作,以避免激活误操作或被恶意激活所带来的严重后果。

6. 入网企业及中信国检运营服务中心均需要作好监管码异常激活处理记录。

3.6 监管码的注销

1. 入网企业如需删除某个码段的监管码,需向中信国检运营服务中心提交签章书面申请,注明删除原因。审批后中信国检运营服务中心监管码管理员方可进行企业监管码的注销操作。

2. 如果企业需自行销毁赋有监管码的标贴或包材成品,需自行做好销毁记录。

3.7 法律责任

1. 参与监管码管理的中信国检信息技术有限公司相关人员必须严格遵守法律、法规和公司相关规定,保证该工作的严密性、安全性和正确性。

2. 参与监管码管理工作的中信国检信息技术有限公司相关人员,未经公司同意,擅自披露、使用或者向他人提供和转让与企业监管码相关的关键信息,应当依据有关法律,追究其法律责任。给中信国检信息技术有限公司造成损失的,应当赔偿损失。涉及公司及企业秘密的,依照中信国检信息技术有限公司相关人员与本公司签订的《保密协议》中的有关规定处理。

3. 中信国检信息技术有限公司工作人员在监管码管理工作中徇私舞弊、滥用职权、玩忽职守的,依据有关规定给予纪律处分;构成犯罪的,依法移送司法机关追究刑事责任。

4. 接受中信国检信息技术有限公司委托的专业机构在监管码相关工作中违反本办法规定,造成监管码遗失、泄漏,中信国检信息技术有限公司可视情况责令改正或终止委托关系。给中信国检信息技术有限公司造成损失的,应承担相应的经济赔偿及法律责任。

3.8 监督/监控机制

1. 中信国检信息技术有限公司采用群众监督、领导监控的机制来确保本制度有效的执行,并达到预期目的;任何单位或个人发现监管码管理工作存在问题,可以向中信国检信息技术有限公司举报。举报人应当提供书面材料,表明真实身份,并提供必要的证明材料,经核实后中信国检信息技术有限公司将根据实际情况施行相应措施。

 
     
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